एक एम्प्लॉयी रेज़िग्नेशन देता है… और उसके साथ कई सालों का अनुभव भी चला जाता है
हर बिज़नेस में एक ऐसा व्यक्ति ज़रूर होता है।
वह व्यक्ति जो कई सालों से कंपनी के साथ जुड़ा हुआ है। उसे हर कस्टमर, हर वेंडर, हर प्रोसेस, हर शॉर्टकट और लगभग हर समस्या का समाधान पता होता है। जब भी कोई दिक्कत आती है, सब लोग एक ही बात कहते हैं – “उनसे पूछो, उन्हें पता होगा।”
पहली नज़र में यह बहुत अच्छी बात लगती है।
लेकिन असल में यही चीज़ बिज़नेस का एक बहुत बड़ा छुपा हुआ रिस्क बन जाती है।
वह सवाल जो हर फ़ाउंडर को खुद से पूछना चाहिए
अगर यह व्यक्ति कल ऑफिस न आए तो क्या होगा?
- अगर वह लंबी छुट्टी पर चला जाए तो क्या होगा?
- अगर किसी इमरजेंसी की वजह से उसे अचानक काम छोड़ना पड़े तो क्या होगा?
- या फिर अगर वह रेज़िग्नेशन दे दे तो क्या होगा?
- क्या आपका बिज़नेस पहले की तरह चलता रहेगा?
- या फिर हर छोटी-बड़ी चीज़ के लिए लोग इधर-उधर जवाब ढूँढते रहेंगे?
दुर्भाग्य से, बहुत सारे बिज़नेस को इसका जवाब तब पता चलता है जब बहुत देर हो चुकी होती है।
जब किसी एक व्यक्ति के पास ही ज़्यादातर जानकारी होती है, तो उसके जाने के साथ बहुत सारा अनुभव और काम करने का तरीका भी चला जाता है। इसी वजह से आज कई कंपनियाँ नॉलेज को डॉक्यूमेंट करने और शेयर करने पर ज़ोर देती हैं ताकि काम किसी एक व्यक्ति पर निर्भर न रहे।
अनुभव तभी काम का है जब वह सबके साथ साझा हो
कोई एम्प्लॉयी १० या १५ सालों में बहुत कुछ सीखता है।
कस्टमर की समस्या कैसे सुलझानी है।
वेंडर को कैसे संभालना है।
बार-बार आने वाली दिक्कतों का समाधान कैसे निकालना है।
मुश्किल परिस्थितियों में कौन सा फैसला लेना है।
लेकिन एक सवाल बहुत ज़रूरी है।
- क्या यह सारी जानकारी कहीं लिखी हुई है?
- क्या यह किसी सिस्टम का हिस्सा है?
- क्या इसकी ट्रेनिंग किसी और को दी गई है?
- या फिर यह सब सिर्फ़ उसके दिमाग में ही है?
अगर जवाब है “हाँ, यह सिर्फ़ उसके दिमाग में है”, तो आपका बिज़नेस रोज़ एक छुपे हुए रिस्क के साथ चल रहा है।
जब नॉलेज डॉक्यूमेंट नहीं होती, तब उसकी कीमत चुकानी पड़ती है
जिस दिन वह व्यक्ति चला जाता है, उसी दिन समस्याएँ दिखना शुरू हो जाती हैं।
छोटे काम मुश्किल लगने लगते हैं।
फ़ैसले लेने में समय लगने लगता है।
नई टीम को समझने में परेशानी होती है।
कस्टमर को देरी होने लगती है।
और फ़ाउंडर को वापस रोज़मर्रा के कामों में उतरना पड़ता है, जबकि उन्हें बिज़नेस बढ़ाने पर ध्यान देना चाहिए।
समाधान क्या है?
लोगों को बदलना समाधान नहीं है।
लोग आपकी सबसे बड़ी ताकत हैं।
लेकिन आपका बिज़नेस किसी एक व्यक्ति पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
हर अनुभवी एम्प्लॉयी अपने साथ एक पूरी लाइब्रेरी लेकर चलता है। एक लीडर की ज़िम्मेदारी है कि उस लाइब्रेरी को कंपनी की संपत्ति बनाया जाए।
अपने लोगों से सवाल पूछना शुरू कीजिए।
• यह समस्या आप कैसे सुलझाते हैं?
• आप कौन से स्टेप्स फ़ॉलो करते हैं?
• किन गलतियों से बचना चाहिए?
• मुश्किल परिस्थितियों में आप क्या निर्णय लेते हैं?
• आपने इतने सालों में क्या सीखा है?
फिर इन जवाबों को सिस्टम में बदलिए।
बनाइए:
• एसओपी (स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर)
• चेकलिस्ट
• ट्रेनिंग वीडियो
• प्रोसेस मैप
• डिपार्टमेंट प्लेबुक
मकसद सिर्फ़ एक है:
एक व्यक्ति का अनुभव सिर्फ़ उसी व्यक्ति तक सीमित मत रहने दीजिए, उसे पूरी कंपनी का अनुभव बनाइए।
मज़बूत बिज़नेस हीरो पर नहीं, सिस्टम पर चलते हैं
एक अच्छा बिज़नेस वह नहीं है जो अपने सबसे अच्छे एम्प्लॉयी पर निर्भर हो।
एक अच्छा बिज़नेस वह है जो किसी एक व्यक्ति के बिना भी आसानी से चलता रहे।
इसलिए खुद से यह मत पूछिए:
“अगर मेरा सबसे महत्वपूर्ण एम्प्लॉयी कल चला गया तो क्या होगा?”
इससे बेहतर सवाल पूछिए:
“अगर वह कल चला जाए, तो क्या मेरे बिज़नेस को अभी भी पता होगा कि आगे क्या करना है?”
अगर इसका जवाब “नहीं” है, तो डॉक्यूमेंटेशन शुरू करने का सही समय आज है।
