“हमने calls किए, quotations भेजे और follow-up भी लिया।”
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Weekly sales review में यह सुनकर लगता है कि काम चल रहा है। लेकिन महीने के अंत में sales फिर भी target से कम रहती है।
ऐसे में business owner को पूछना चाहिए: इन activities से कितने customers order देने के करीब पहुँचे?
1. व्यस्त रहना और सही दिशा में काम करना
Calls, visits और messages करना जरूरी है। लेकिन यह भी देखना होगा कि टीम किससे बात कर रही है और बातचीत से क्या आगे बढ़ रहा है।
ऐसे लोगों को बार-बार call करना, जिन्हें आपके product की जरूरत ही नहीं है, समय तो लेता है। लेकिन इससे sales बढ़ने की संभावना कम रहती है।
वहीं, सही customer की जरूरत समझना, decision-maker तक पहुँचना और अगला कदम तय करना उपयोगी sales activity है।
इसलिए शुरुआत में ही समझें:
• क्या customer को हमारे product या service की जरूरत है?
• क्या उसके पास खरीदने का budget है?
• खरीदने का निर्णय कौन लेगा?
• वह कब तक खरीदना चाहता है?
यह भी देखें कि टीम का कितना समय selling के बजाय बार-बार reports बनाने, manual quotations तैयार करने और internal coordination में जा रहा है।
2. कमजोर Follow-up से अच्छे Customers भी छूट जाते हैं
सिर्फ “Follow-up कर लिया” कहना काफी नहीं है।
क्या customer की कोई परेशानी दूर हुई? क्या उसकी जरूरत स्पष्ट हुई? क्या अगली discussion की तारीख तय हुई?
मान लीजिए, customer को quotation मिल गया, लेकिन उसे कुछ technical जानकारी चाहिए। Salesperson हर बार सिर्फ “Sir, कोई update?” पूछता है। Customer का सवाल वहीं रह जाता है और order आगे नहीं बढ़ता।
अच्छे follow-up का उद्देश्य customer को निर्णय लेने में मदद करना है।
हर active enquiry के लिए तीन बातें तय होनी चाहिए: जिम्मेदार व्यक्ति, अगला काम और उसे करने की तारीख।
3. देखें, Sales Process में Customers कहाँ छूट रहे हैं
Customer की journey को track करें:
Enquiry → जरूरत समझना → Quotation → Discussion → Order
उदाहरण के लिए, 100 enquiries में से 40 सही prospects मिले, 25 को quotation भेजा और पाँच orders मिले। यानी कुल lead-to-order conversion 5% रहा।
अब सवाल है: बाकी opportunities कहाँ और क्यों रुकीं?
क्या enquiries सही नहीं थीं? Quotation देर से गया? Customer के सवालों का जवाब नहीं मिला? Follow-up छूट गया?
हर enquiry का order में बदलना जरूरी नहीं है। लेकिन सही customer अगर हमारी देरी, अधूरे जवाब या जिम्मेदारी स्पष्ट न होने से छूट जाए, तो उस gap को सुधारना जरूरी है।
4. हर Owner को Weekly ये पाँच Sales KPIs देखने चाहिए
1. Target के मुकाबले Sales Revenue: इस सप्ताह और महीने में अब तक कितनी sales हुई?
2. नए Qualified Prospects: कितने ऐसे संभावित customers जुड़े, जिनकी जरूरत, budget और खरीदने की संभावना स्पष्ट है?
3. Lead-to-Order Conversion: एक तय समय में मिली enquiries में से कितनी orders में बदलीं? अगर order मिलने में
कई सप्ताह लगते हैं, तो पुरानी enquiries का परिणाम देखें।
4. समय पर हुए Follow-ups: जितने follow-ups तय थे, उनमें से कितने समय पर पूरे हुए?
5. रुकी हुई Opportunities: कितनी संभावित deals एक ही stage पर ज्यादा समय से अटकी हैं? उनकी value क्या है और
अगला कदम क्या होगा?
हर weekly review के अंत में तय करें: क्या करना है, कौन करेगा और कब तक करेगा।
अगर हर update लेने, follow-up याद दिलाने और deal आगे बढ़ाने के लिए founder को ही बीच में आना पड़ता है, तो sales system और accountability को मजबूत करने की जरूरत है।
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