आपके बिज़नेस को और आइडिया नहीं, बेहतर एक्ज़ीक्यूशन की ज़रूरत है

 ज़्यादातर बिज़नेस ओनर्स के पास आइडिया की कमी नहीं होती।

उनके पास सेल्स बढ़ाने, नए प्रोडक्ट लॉन्च करने, कस्टमर सर्विस बेहतर बनाने, कॉस्ट कम करने, एसओपी तैयार करने, नई टेक्नोलॉजी अपनाने और टीम को मजबूत बनाने के कई आइडिया होते हैं।

इन आइडिया पर मीटिंग्स में डिस्कशन होता है, इन्हें डायरी में लिखा जाता है और व्हाट्सऐप ग्रुप्स में शेयर भी किया जाता है। लेकिन कुछ समय बाद इनमें से कई आइडिया पीछे छूट जाते हैं।

ऐसा इसलिए नहीं होता कि आइडिया खराब था। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि उसे एक क्लियर एक्शन प्लान में नहीं बदला गया।

आइडिया संभावना पैदा करता है, लेकिन एक्ज़ीक्यूशन रिज़ल्ट पैदा करता है।

अधूरे आइडिया का चक्र

एक बिज़नेस ओनर किसी सेमिनार में जाता है, किसी कंसल्टेंट से बात करता है, किसी कॉम्पिटिटर को देखता है या कोई नया टूल खोजता है। उसके बाद एक नया आइडिया आता है:

“हमें सीआरएम लागू करना चाहिए।”

“हमें डिजिटल मार्केटिंग शुरू करनी चाहिए।”

“हमें एसओपी तैयार करनी चाहिए।”

“हमें एम्प्लॉयी परफॉर्मेंस बेहतर बनानी चाहिए।”

कुछ दिनों तक टीम उत्साह के साथ इस आइडिया पर डिस्कशन करती है। फिर रोज़ के ज़रूरी काम सामने आ जाते हैं—कस्टमर की शिकायत, लेट पेमेंट, प्रोडक्शन की समस्या या सेल्स टारगेट।

धीरे-धीरे नया आइडिया पीछे छूट जाता है। उसे पूरा करने से पहले ही दूसरा आइडिया आ जाता है और वही चक्र दोबारा शुरू हो जाता है।

इसका रिज़ल्ट यह होता है कि बिज़नेस में कई नए काम शुरू तो होते हैं, लेकिन बहुत कम काम पूरे हो पाते हैं।

डिसीजन लेना और एक्ज़ीक्यूशन करना अलग बातें हैं

फाउंडर-ड्रिवन बिज़नेस में अक्सर यह मान लिया जाता है कि किसी काम पर डिस्कशन हो गया है, तो वह अपने आप पूरा हो जाएगा।

दोनों बातों का अंतर समझिए:

“हमें सेल्स फॉलो-अप बेहतर बनाना है”—यह केवल एक इरादा है।

“सोमवार से हर सेल्स एग्जीक्यूटिव शाम छह बजे तक सभी पेंडिंग इन्क्वायरी सीआरएम में अपडेट करेगा और सेल्स मैनेजर हर सुबह रिपोर्ट चेक करेगा”—यह एक एक्ज़ीक्यूशन प्लान है।

दूसरे वाक्य में एक्शन, रिस्पॉन्सिबल पर्सन, डेडलाइन और रिव्यू सिस्टम क्लियर हैं।

एक्ज़ीक्यूशन तभी शुरू होता है, जब किसी आइडिया को क्लियर एक्शन में बदला जाता है।

अच्छे आइडिया फेल क्यों होते हैं?

१. बहुत सारी प्रायोरिटीज़

जब हर काम ज़रूरी होता है, तब किसी एक काम पर पूरा फोकस नहीं हो पाता।

अगर बिज़नेस ओनर एक साथ कई नए काम शुरू कर दे, तो एम्प्लॉयी उन कामों पर फोकस करते हैं जो सबसे ज़्यादा अर्जेंट दिखाई देते हैं या जिनका फॉलो-अप बार-बार किया जाता है।

इसलिए लगातार नए गोल्स जोड़ने के बजाय दो या तीन महत्वपूर्ण प्रायोरिटीज़ चुनें और पहले उन्हें पूरा करें।

२. कोई क्लियर ओनर नहीं होता

“सेल्स टीम इसे देख लेगी,” “एचआर इसे संभाल लेगा,” या “टीम इसे पूरा कर देगी”—ऐसे स्टेटमेंट्स से अकाउंटेबिलिटी तय नहीं होती।

हर महत्वपूर्ण काम का एक क्लियर ओनर होना चाहिए। दूसरे लोग उसकी मदद कर सकते हैं, लेकिन काम पूरा कराने की जिम्मेदारी किसी एक व्यक्ति की होनी चाहिए।

३. क्लियर एक्शन प्लान नहीं होता

“कस्टमर सर्विस बेहतर बनानी है” एक गोल है, लेकिन इससे एम्प्लॉयी को यह समझ नहीं आता कि उसे कल से क्या अलग करना है।

इसे छोटे एक्शन्स में बाँटना होगा:

• हर कस्टमर कम्प्लेंट रिकॉर्ड करना

• उसके लिए एक रिस्पॉन्सिबल पर्सन तय करना

• कम्प्लेंट सॉल्व करने की टाइमलाइन तय करना

• समस्या सॉल्व होने के बाद कस्टमर से फॉलो-अप करना

• हर सप्ताह बार-बार आने वाली कम्प्लेंट्स का रिव्यू करना

जब अगला एक्शन क्लियर नहीं होता, तो काम में देरी होती है।

४. कोई निश्चित डेडलाइन नहीं होती

डेडलाइन के बिना दिया गया काम केवल एक सुझाव बनकर रह जाता है।

“इसे जल्दी पूरा करें” या “अगले महीने शुरू करेंगे” जैसे स्टेटमेंट्स क्लियर कमिटमेंट नहीं बनाते। हर काम की एक निश्चित डेडलाइन होनी चाहिए। बड़े प्रोजेक्ट्स के लिए बीच-बीच में माइलस्टोन्स भी तय होने चाहिए।

५. रेगुलर फॉलो-अप नहीं होता

कई काम इसलिए पूरे नहीं होते क्योंकि उन्हें एक बार असाइन करने के बाद लंबे समय तक रिव्यू नहीं किया जाता।

रेगुलर फॉलो-अप का मतलब माइक्रोमैनेजमेंट नहीं है। इसका मतलब है—काम की प्रोग्रेस, देरी, रुकावट और अगले एक्शन को तय समय पर चेक करना।

६. बिज़ी रहने को प्रोग्रेस मान लिया जाता है

मीटिंग्स, रिपोर्ट्स, फोन कॉल्स और मैसेजेस टीम को बिज़ी दिखा सकते हैं, लेकिन यह ज़रूरी नहीं कि उनसे रिज़ल्ट भी मिल रहे हों।

अगर गोल सेल्स कन्वर्ज़न बढ़ाना है, तो केवल कॉल्स की संख्या न देखें। यह भी देखें:

• कितने फॉलो-अप पूरे हुए

• कितने प्रपोज़ल भेजे गए

• कन्वर्ज़न रेशियो कितना रहा

• कितना रेवेन्यू जनरेट हुआ

एक्ज़ीक्यूशन को केवल एक्टिविटीज़ से नहीं, बल्कि रिज़ल्ट्स से मापना चाहिए।

खराब एक्ज़ीक्यूशन की छिपी हुई कीमत

खराब एक्ज़ीक्यूशन केवल एक प्रोजेक्ट को प्रभावित नहीं करता। समय के साथ:

• एम्प्लॉयी नए आइडिया को सीरियसली लेना बंद कर देते हैं।

• मैनेजर्स बार-बार रिमाइंडर मिलने का इंतज़ार करते हैं।

• ज़रूरी काम फाउंडर पर डिपेंड होने लगते हैं।

• समय और पैसा खर्च होता है, लेकिन रिज़ल्ट नहीं मिलता।

• टीम बिज़ी रहती है, लेकिन बिज़नेस आगे नहीं बढ़ता।

• रिज़ल्ट मिलने से पहले ही प्रायोरिटीज़ बदल जाती हैं।

धीरे-धीरे ऐसी वर्क कल्चर बन जाती है, जहाँ डिसीजन तो लिए जाते हैं, लेकिन उन्हें पूरा नहीं किया जाता।

एमएसएमई के लिए आसान एक्ज़ीक्यूशन सिस्टम

एमएसएमई को हमेशा कॉम्प्लेक्स सॉफ्टवेयर या बड़े मैनेजमेंट फ्रेमवर्क की ज़रूरत नहीं होती। शुरुआत इन सात सवालों से की जा सकती है:

१. हमें कौन-सा रिज़ल्ट चाहिए?

२. यह बिज़नेस के लिए क्यों ज़रूरी है?

३. इसे पूरा करने के लिए कौन-कौन से एक्शन लेने होंगे?

४. हर एक्शन का ओनर कौन होगा?

५. यह काम कब तक पूरा होगा?

६. इसकी सफलता को कैसे मापा जाएगा?

७. इसकी प्रोग्रेस का रिव्यू कब किया जाएगा?

एक आसान एक्ज़ीक्यूशन ट्रैकर में प्रायोरिटी, एक्शन, ओनर, डेडलाइन, सक्सेस मेज़र और करेंट स्टेटस शामिल हो सकते हैं।

इस ट्रैकर की असली वैल्यू उसके डिज़ाइन में नहीं, बल्कि उसे रेगुलर अपडेट और रिव्यू करने में है।

एक्ज़ीक्यूशन में फाउंडर की भूमिका

फाउंडर को हर काम खुद करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन ऐसा सिस्टम बनाना उनकी जिम्मेदारी है जिसमें ज़रूरी काम समय पर पूरे हों।

इसके लिए फाउंडर को:

• लिमिटेड और क्लियर प्रायोरिटीज़ तय करनी चाहिए

• हर काम का ओनर तय करना चाहिए

• ज़रूरी रिसोर्सेज़ उपलब्ध कराने चाहिए

• काम में आने वाली रुकावटों को दूर करना चाहिए

• रेगुलर प्रोग्रेस रिव्यू करना चाहिए

• केवल वर्बल अपडेट के बजाय काम का प्रूफ माँगना चाहिए

• टीम को उनके कमिटमेंट्स के लिए अकाउंटेबल बनाना चाहिए

एक्ज़ीक्यूशन केवल ऑपरेशनल रिस्पॉन्सिबिलिटी नहीं है। यह लीडरशिप की भी जिम्मेदारी है।

अगला आइडिया शुरू करने से पहले

कोई नया आइडिया शुरू करने से पहले खुद से पूछें:

• अभी कौन-से महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट्स चल रहे हैं?

• हर प्रोजेक्ट का ओनर कौन है?

• अब तक क्या पूरा हो जाना चाहिए था?

• वास्तव में कितना काम पूरा हुआ है?

• प्रोग्रेस में क्या रुकावट आ रही है?

• क्या हमें सच में नया आइडिया चाहिए या पुराने आइडिया को पूरा करने की ज़रूरत है?

कई बार बिज़नेस के लिए सबसे अच्छा डिसीजन नई स्ट्रैटेजी शुरू करना नहीं, बल्कि पहले से तय स्ट्रैटेजी को सही तरीके से पूरा करना होता है।

आपके बिज़नेस के पास अगले लेवल तक पहुँचने के लिए शायद पहले से ही पर्याप्त आइडिया मौजूद हैं।

अब ज़रूरत है सही आइडिया चुनने, क्लियर ओनरशिप तय करने, रेगुलर रिव्यू करने और काम को पूरा करने के डिसिप्लिन की।

क्योंकि बिज़नेस में जीत उस आइडिया की नहीं होती जो सबसे ज़्यादा प्रभावशाली सुनाई देता है।

जीत उस आइडिया की होती है, जिसे सही तरीके से एक्ज़ीक्यूट किया जाता है।