अप्रूवल बॉटलनेक = लॉस्ट डील्स : डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स का फ्रेमवर्क

 

अप्रूवल बॉटलनेक = लॉस्ट डील्स : डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स का फ्रेमवर्क

डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स का फ्रेमवर्क

किसी भी ऑर्गनाइजेशन में स्पीड से डिसीजन लेना बहुत जरूरी होता है। कई बार बिजनेस में डील इसलिए नहीं हारते कि प्रोडक्ट खराब है या प्राइस ज्यादा है, बल्कि इसलिए हारते हैं क्योंकि डिसीजन समय पर नहीं लिया गया।

जब अप्रूवल लेने की प्रक्रिया धीमी हो जाती है और काम किसी एक व्यक्ति के पास अटक जाता है, तो उसे अप्रूवल बॉटलनेक कहते हैं।

अगर डिसीजन लेने की अथॉरिटी सिर्फ एक व्यक्ति के पास है और वह व्यक्ति व्यस्त है, छुट्टी पर है या किसी दूसरे काम में फंसा है, तो पूरा प्रोसेस रुक जाता है। इसका सीधा असर बिजनेस पर पड़ता है — डील डिले हो जाती है या कंपटीटर के पास चली जाती है।

यही वजह है कि ऑर्गनाइजेशन्स को एक क्लियर डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स बनाना चाहिए।

अप्रूवल बॉटलनेक क्या होता है?

अप्रूवल बॉटलनेक का मतलब है कि अप्रूवल ही काम में सबसे बड़ी रुकावट बन जाए।

यह स्थिति तब बनती है जब:

• हर छोटे-बड़े काम के लिए अप्रूवल जरूरी हो

• कई लोगों से एक के बाद एक अप्रूवल लेनी पड़े

• यह क्लियर न हो कि फाइनल डिसीजन कौन लेगा

ऐसी स्थिति में एम्प्लॉईज़ का समय काम करने में कम और अप्रूवल के पीछे भागने में ज्यादा खर्च होता है।

अप्रूवल बॉटलनेक क्यों होता है?

1. “टू मेनी कुक्स” प्रॉब्लम (बहुत ज्यादा हायरार्की)

कई ऑर्गनाइजेशन्स में अप्रूवल प्रोसेस इतना लंबा होता है कि काम जल्दी आगे नहीं बढ़ पाता।

सीक्वेंशियल साइन-ऑफ

कई बार किसी प्रपोजल को पहले मैनेजर, फिर फाइनेंस, फिर लीगल और फिर सीनियर मैनेजमेंट अप्रूव करती है।

अगर इनमें से कोई एक भी व्यक्ति देर कर दे, तो पूरा प्रोसेस रुक जाता है।

ओवर-सेंट्रलाइज्ड अथॉरिटी

जब सभी डिसीजन सीनियर लीडरशिप ही लेती है, तो उनकी कैपेसिटी ही ऑर्गनाइजेशन की स्पीड तय करने लगती है।

क्लियर ओनरशिप का अभाव

अगर यह क्लियर नहीं है कि फाइनल डिसीजन किसका है, तो रिक्वेस्ट डिपार्टमेंट्स के बीच घूमती रहती है और डिसीजन डिले होता रहता है।

2. मैनुअल और डिसकनेक्टेड प्रोसेसेस

कई ऑर्गनाइजेशन्स अभी भी अप्रूवल के लिए ई-मेल या चैट मैसेजेस पर निर्भर रहती हैं।

ई-मेल में अप्रूवल

अप्रूवल रिक्वेस्ट कई बार इनबॉक्स में खो जाती हैं या ध्यान ही नहीं जाता।

विजिबिलिटी की कमी

अगर अप्रूवल ट्रैकिंग का सिस्टम नहीं है, तो एम्प्लॉईज़ को बार-बार फॉलो-अप करना पड़ता है।

इनकम्प्लीट इन्फॉर्मेशन

अगर रिक्वेस्ट में जरूरी जानकारी नहीं है, तो उसे फिर से भेजना पड़ता है। इससे प्रोसेस और लंबा हो जाता है।

3. बिहेवियर और कल्चर से जुड़े कारण

कभी-कभी बॉटलनेक सिस्टम की वजह से नहीं बल्कि ऑर्गनाइजेशन कल्चर की वजह से होता है।

अप्रूवर की अनअवेलेबिलिटी

अगर की डिसीजन-मेकर छुट्टी पर है या व्यस्त है, तो पूरा वर्कफ्लो रुक जाता है।

रिस्क अवर्शन

कुछ ऑर्गनाइजेशन्स छोटी-छोटी चीजों के लिए भी कई लेवल की चेकिंग करती हैं।

अप्रूवल इन्फ्लेशन

कई रूटीन टास्क के लिए भी अननेसेसरी अप्रूवल ली जाती है, जिससे डिले बढ़ जाते हैं।

अप्रूवल बॉटलनेक का असर

अप्रूवल डिले का असर ऑर्गनाइजेशन के कई एरिया पर पड़ता है।

लॉस्ट अपॉर्च्युनिटी

अगर डिसीजन जल्दी नहीं लिया गया, तो डील कंपटीटर के पास जा सकती है।

प्रोडक्टिविटी कम होना

एम्प्लॉईज़ का समय अप्रूवल के पीछे जाने में खर्च होता है।

एम्प्लॉई फ्रस्ट्रेशन

बार-बार डिले होने से एम्प्लॉईज़ डिमोटिवेटेड महसूस करते हैं।

फाइनेंशियल लॉस

वेंडर पेमेंट में डिले होने से पेनल्टी लग सकती है और बिजनेस रिलेशनशिप खराब हो सकते हैं।

सॉल्यूशन: डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स

अप्रूवल बॉटलनेक से बचने के लिए ऑर्गनाइजेशन को डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स बनानी चाहिए।

इसका मतलब है कि पहले से क्लियर हो कि:

• कौन किस लेवल तक डिसीजन ले सकता है

• किस सिचुएशन में अप्रूवल जरूरी है

• किसे सिर्फ इन्फॉर्म करना है

उदाहरण

मान लीजिए एक सेल्स टीम है।

अमाउंट	डिसीजन अथॉरिटी
₹0 – ₹5,000	सेल्सपर्सन
₹5,000 – ₹25,000	सेल्स मैनेजर
₹25,000 से ऊपर	सीनियर मैनेजमेंट

इससे सेल्स टीम छोटी डील्स के लिए तुरंत डिसीजन ले सकती है और हर बार सीनियर अप्रूवल की जरूरत नहीं पड़ती।

डिसीजन क्लियर करने के फ्रेमवर्क

ऑर्गनाइजेशन्स डिसीजन क्लैरिटी के लिए कुछ फ्रेमवर्क का इस्तेमाल करती हैं।

1. RACI फ्रेमवर्क

RACI एक रिस्पॉन्सिबिलिटी मैट्रिक्स है जो रोल्स को क्लियर करता है।

RACI के चार भाग

रिस्पॉन्सिबल
जो व्यक्ति काम करेगा।

अकाउंटेबल
जो फाइनल डिसीजन लेता है और रिजल्ट के लिए जिम्मेदार होता है।

कंसल्टेड
वे लोग जिनसे एडवाइस या एक्सपर्ट ओपिनियन लिया जाता है।

इन्फॉर्म्ड
वे लोग जिन्हें डिसीजन के बारे में अपडेट देना जरूरी है।

RACI फ्रेमवर्क से कन्फ्यूजन कम होता है और काम जल्दी आगे बढ़ता है।

2. DACI फ्रेमवर्क

DACI फ्रेमवर्क डिसीजन-मेकिंग प्रोसेस को सिंपल बनाता है।

DACI के चार रोल

ड्राइवर
जो डिसीजन प्रोसेस को मैनेज करता है।

अप्रूवर
जो फाइनल डिसीजन लेता है।

कॉन्ट्रिब्यूटर्स
जो नॉलेज और सजेशन देते हैं।

इन्फॉर्म्ड
जिन्हें डिसीजन के बारे में जानकारी दी जाती है।

यह फ्रेमवर्क खासतौर पर कॉम्प्लेक्स प्रोजेक्ट्स और क्रॉस-फंक्शनल टीम्स में बहुत उपयोगी होता है।

अप्रूवल बॉटलनेक को कैसे कम करें?

1. वर्कफ्लो ऑटोमेशन

डिजिटल टूल्स का उपयोग करके अप्रूवल प्रोसेस को ऑटोमेट किया जा सकता है।

2. अथॉरिटी डेलीगेशन

स्मॉल डिसीजन्स टीम मेंबर्स को डेलीगेट करें।

3. अप्रूवल टाइमलाइन तय करें

अप्रूवल के लिए क्लियर टाइम लिमिट तय करें।

4. पैरेलल अप्रूवल

अगर संभव हो तो डिपार्टमेंट्स को सीक्वेंशियल की जगह पैरेलल रिव्यू करने दें।

आज के कॉम्पिटिटिव बिजनेस एनवायरनमेंट में स्लो डिसीजन बहुत महंगा पड़ सकता है।

अप्रूवल बॉटलनेक ऑर्गनाइजेशन की ग्रोथ को स्लो कर देते हैं और कई बार डील्स भी खो जाती हैं।

इसलिए हर ऑर्गनाइजेशन को चाहिए कि:

• डिसीजन अथॉरिटी मैट्रिक्स बनाए

• रोल्स और रिस्पॉन्सिबिलिटीज क्लियर करे

• अप्रूवल प्रोसेस को सिंपल और फास्ट बनाए

जब डिसीजन लेने की अथॉरिटी क्लियर होती है, तो ऑर्गनाइजेशन तेजी से मूव करती है, अपॉर्च्युनिटीज पकड़ती है और कंपटीशन में आगे रहती है।

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